En general, los módulos y funcionalidades más interesantes de un sistema contable varían en función de las necesidades e idiosincrasia de cada empresa o modelo de negocio.

En este artículo nos centraremos en las empresas comerciantes y de servicios, con el fin de focalizarnos en los rubros más populares en Bolivia, y que al mismo tiempo comparten unos requisitos mínimamente estandarizados.

Empezaremos por enumerar las funciones mínimas e imprescindibles de un software de contabilidad:

• Plan de cuentas: resulta necesario para poder asignar cada movimiento contable a una cuenta origen o cuenta destino. En Bolivia, al no disponer de un plan de cuentas unificado como es el caso de otros países, resulta muy interesante poder editar dichas cuentas contables, personalizándolas según nuestro criterio y necesidades.
• Comprobantes: otro módulo que es imprescindible es el que hace referencia a los comprobantes, tanto de ingresos como de egresos, incluyendo los créditos (como acreedor o deudor). Del mismo modo, resulta clave para el contador disponer de una herramienta para poder realizar devoluciones de los mismos.
• Libro diario: este libro es necesario para poder agrupar los movimientos del día a día y posteriormente realizar los correspondientes asientos.
• Libro mayor: este libro nos permitirá ver el detalle de cualquier movimiento de cada cuenta.
• Reportes básicos: estos reportes hacen referencia a los ingresos y egresos realizados durante un periodo determinado.

Por otro lado, existen en el mercado una serie de módulos complementarios que contribuyen a reducir sustancialmente el trabajo del contador, ahorrando tiempo y dinero, como son:

• Libro de compras y ventas (IVA): permite el registro de todos los datos contables realizados durante un período tributario determinado, ofreciendo un extracto de las transacciones realizadas.
• Libro de sumas y saldos: permite visualizar el balance de los saldos de todas las cuentas durante un tiempo determinado.
• Cuentas por cobrar y pagar: representan la suma adeudada y los derechos de cobro en una fecha determinada.

También hay que tener presente los módulos que hacen referencia a los estados financieros, que posteriormente habrá que presentar a las instituciones pertinentes periódicamente o al cierre del ejercicio contable:

• Estado del flujo de efectivo: este estado financiero nos ofrece una visión del efectivo generado y utilizado en las diferentes actividades de operación, inversión y financiación.
• Balance general: muestra la situación de la empresa en base a tres conceptos patrimoniales: el activo, el pasivo y el patrimonio neto.
• Estado de resultados: este informe nos muestra información de las cuentas de resultados (ingreso y egreso), indicando las posibles utilidades o pérdidas.
• Estado de evolución del patrimonio: nos proporciona información sobre el monto del patrimonio neto institucional y sus respectivas variaciones a lo largo del ejercicio contable.

Ya por último, existen algunos pocos sistemas contables capaces de ofrecernos los informes exigidos por el servicio estatal de impuestos de forma automática y con formato oficial.

En el caso de Bolivia, el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN) exige a las empresas comerciantes y de servicios ciertos formularios, como son:

• IVA Form 200: ​Impuesto del Valor Agregado.
• IT Form 400: Impuesto a las Transacciones.
• IUE Form 500: ​Impuesto sobre las Utilidades de las Empresas.
• Form 605: Estados financieros anuales.

En conclusión, cualquier software contable que cumpla con todos estos módulos y funcionalidades cubrirá la gran mayoría de las necesidades para la gestión contable de una empresa de servicios o comerciante.