Todos hemos escuchado alguna vez el famoso dicho “Los cambios no son fáciles, al menos al principio”, y seguro que lo hemos experimentado de algún modo u otro.
Pues bien, en el contexto de un cambio del sistema contable o de gestión empresarial, este dicho también se convierte en hecho, pero muchas veces no queda otra opción que afrontarlo, aunque muchos de nosotros hemos oído hablar de historias de migraciones fracasadas, caos en la gestión y otros comentarios similares.
Cualquier cambio de este tipo supone un riesgo intrínseco, debiéndose reducir a su máxima expresión. Para ello la mejor estrategia posible es la de solicitar asesoramiento de un profesional experimentado para gestionar la transformación desde el inicio. Idealmente este asesoramiento debe proceder de una consultoría independiente, ya que los asesores procedentes del propio sistema no serán lo suficientemente imparciales para determinar la compatibilidad y encaje a nuestras necesidades y posibilidades.
De todos modos, a continuación se ofrecen una serie de consejos y recomendaciones al respecto.
- El primer paso pasa por estar dispuesto al cambio:
- Identificar el personal más proactivo de la oficina, con el fin de que estos sean los encargados de contagiar al resto de colegas el interés y entusiasmo en mejorar su gestión a través del nuevo sistema.
- El siguiente paso es decidir la solución más apropiada, teniendo en cuenta lo que se requiere en ese momento, así como lo que se va a requerir a medio o largo plazo.
- El sistema debe ser modular, permitiendo ampliar los módulos y funcionalidades cuando se requiera, permitiendo el crecimiento de la empresa.
- Tener consciencia que necesariamente deberemos cambiar el modo de trabajo impartido hasta el momento para que el sistema funcione.
- Una vez escogido el sistema debe realizarse un extenso análisis de compatibilidad, tanto a nivel de software como de hardware.
- Comprobar que los equipos manejarán sin impedimentos el software, y en caso de necesitar software de terceros, que sea compatible con el sistema actual.
- En cuanto a la implementación, se recomienda cerrar un periodo con el anterior sistema y iniciar con saldos iniciales con el nuevo programa.
- Es bien habitual que entre un sistema y otro haya diferencias importantes en la estructura de la base de datos, con lo que la migración resulta compleja y costosa.
Inicie el cambio y adáptese al cambio: El que no se mueve se muere.
